Für Hotels, Restaurants, Cafés und andere gastronomische Betriebe bleiben ordnungsgemäße Kassenaufzeichnungen ein zentraler Prüfungsschwerpunkt. Daneben betreffen neue Verwaltungsanweisungen und Entscheidungen des Bundesfinanzhofs unter anderem den Vorsteuerabzug, betriebliche Rückstellungen, private Altersvorsorge und Erbbaurechte. Auch bei Familienleistungen und Parteispenden gelten 2026 höhere steuerliche Beträge. Nicht jede Neuerung betrifft ausschließlich das Gastgewerbe. Für Inhaber, Gesellschafter und Beschäftigte können sich dennoch erhebliche steuerliche Auswirkungen ergeben. Der Beitrag fasst die wichtigsten Entwicklungen zusammen und zeigt den praktischen Handlungsbedarf.
Der Artikel basiert auf den Themen der vierseitigen Mandanteninformation für das Hotel- und Gaststättengewerbe vom Juli 2026. Die dort behandelten Bereiche reichen von Kassen-Nachschauen bis zur Bilanzierung von Rückbauverpflichtungen.
Inhaltsverzeichnis
- Kassen-Nachschauen: unangekündigte Kontrolle im laufenden Betrieb
- Private Rentenversicherungen: Altverträge genau prüfen
- Vorruhestandsmodelle und Rückstellungen
- Steuerliche Entlastungen für Familien
- Entschädigungen bei Erbbaurechten
- Vorsteuerabzug bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern
- Höhere Steuerentlastung für Parteispenden
- Rückbauverpflichtungen in der Bilanz
- Fazit und Handlungsempfehlung
1. Kassen-Nachschauen: unangekündigte Kontrolle im laufenden Betrieb
Bargeldintensive Unternehmen stehen weiterhin besonders im Fokus der Finanzverwaltung. Dazu gehören Restaurants, Imbisse, Cafés, Bars und teilweise auch Hotels mit Restaurant-, Wellness- oder Veranstaltungsbetrieb.
Eine Kassen-Nachschau darf grundsätzlich ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erfolgen. Die Prüfer kontrollieren insbesondere, ob die Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden und ob die eingesetzten Kassensysteme ordnungsgemäß verwendet werden.
Die in der Ausgangsinformation auf Seite 1 dargestellte Aktion der Finanzverwaltung Baden-Württemberg zeigt die praktische Bedeutung: Bei einem großen Teil der kontrollierten Betriebe wurden Unregelmäßigkeiten festgestellt. Beanstandet wurden unter anderem fehlende Belege, unzureichend abgesicherte Kassensysteme, Schwarzarbeit und weitere Verstöße.
Was Prüfer typischerweise kontrollieren
Im Mittelpunkt stehen häufig:
- die technische Sicherheitseinrichtung des Kassensystems,
- die ordnungsgemäße Belegausgabe,
- Verfahrensdokumentationen und Bedienungsanleitungen,
- Tagesabschlüsse und Kassenberichte,
- die Nachvollziehbarkeit von Stornierungen,
- Trinkgelder, Gutscheine und Eigenverbrauch,
- der Abgleich zwischen Warenbestand, Umsatz und Kassenaufzeichnungen.
Formelle Mängel können erhebliches Gewicht haben. Der Bundesfinanzhof hat bestätigt, dass ein objektiv manipulierbares Kassensystem grundsätzlich einen schwerwiegenden formellen Mangel darstellen kann. Ob daraus Hinzuschätzungen folgen, hängt jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.
Praxisbeispiel: nicht dokumentierte Stornierungen
Ein Restaurant storniert am Monatsende mehrere offene Tische. Aus den Kassendaten geht nicht hervor, warum die Vorgänge storniert wurden. Schriftliche Nachweise oder Freigabeprozesse fehlen.
Die Umsätze müssen nicht automatisch als hinterzogen gelten. Ohne nachvollziehbare Dokumentation kann die Finanzverwaltung jedoch Zweifel an der Vollständigkeit der Kassenaufzeichnungen entwickeln. Das Risiko einer vertieften Prüfung oder Hinzuschätzung steigt.
💡 Tipp aus der Praxis:
Stornierungen, Preisnachlässe, Eigenverbrauch und ausgegebene Gutscheine sollten täglich dokumentiert werden. Verantwortlichkeiten und Freigaben gehören in die Verfahrensdokumentation.
⚖️ Wichtig zu wissen:
Eine Kassen-Nachschau kann ohne Vorankündigung in eine Außenprüfung übergehen, wenn erhebliche Auffälligkeiten festgestellt werden. Die Geschäftsleitung und die zuständigen Mitarbeitenden sollten deshalb wissen, wie sie sich während einer Kontrolle verhalten.
Checkliste für Hotels und Gastronomiebetriebe
Vor Beginn der Saison sollte geprüft werden, ob:
- alle Kassen und Zahlterminals vollständig erfasst sind,
- die technische Sicherheitseinrichtung funktioniert,
- aktuelle Verfahrensdokumentationen vorliegen,
- der Datenexport möglich ist,
- Belege ordnungsgemäß ausgegeben werden,
- Mitarbeitende im Umgang mit Prüfern geschult sind.
2. Private Rentenversicherungen: Altverträge genau prüfen
Bei privaten Rentenversicherungen hängt die Besteuerung wesentlich von der Art des Vertrags, dem Abschlusszeitpunkt und der gewählten Auszahlungsform ab.
Bei einer lebenslangen privaten Rente wird grundsätzlich nur der gesetzlich festgelegte Ertragsanteil besteuert. Seine Höhe richtet sich nach dem Alter bei Beginn der Rentenzahlung. Bei Kapitalauszahlungen oder Verträgen mit Kapitalwahlrecht können dagegen andere Regeln gelten.
Der Bundesfinanzhof hat für einen vor 2005 abgeschlossenen privaten Rentenversicherungsvertrag entschieden, dass Rentenzahlungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein können, soweit die ausgezahlten Beträge das angesammelte Kapital einschließlich der Überschussanteile nicht überschreiten. Entscheidend sind die konkrete Vertragsgestaltung und die damals geltenden gesetzlichen Voraussetzungen.
Warum Altverträge besonders geprüft werden sollten
Bei älteren Verträgen können folgende Punkte maßgeblich sein:
- Abschlussdatum des Vertrags,
- Laufzeit und Dauer der Beitragszahlung,
- Zeitpunkt und Umfang eines Kapitalwahlrechts,
- tatsächliche Auszahlungsform,
- Herkunft der Beiträge,
- bereits steuerfrei behandelte Einzahlungen.
Eine pauschale Einordnung allein anhand der Bezeichnung „private Rentenversicherung“ ist nicht möglich.
Rechenbeispiel: Besteuerung nach dem Ertragsanteil
Eine private lebenslange Rente beginnt im Alter von 65 Jahren. Der monatliche Rentenbetrag beträgt 1.000 Euro. Unterstellt wird ein gesetzlicher Ertragsanteil von 18 Prozent.
- Jahresrente: 12.000 Euro
- steuerpflichtiger Ertragsanteil: 2.160 Euro
- nicht steuerbarer Kapitalrückfluss: 9.840 Euro
Andere Einkünfte, Werbungskosten, Sonderausgaben und der persönliche Steuersatz beeinflussen die tatsächliche Einkommensteuer.
⚖️ Wichtig zu wissen:
Eine Kapitalauszahlung kann steuerlich anders behandelt werden als eine laufende Rente. Vor Ausübung eines Kapitalwahlrechts sollte deshalb eine Vergleichsrechnung erfolgen.
3. Vorruhestandsmodelle und Rückstellungen
Vorruhestandsmodelle ermöglichen einen früheren Ausstieg aus dem aktiven Arbeitsverhältnis. Unternehmen verpflichten sich dabei regelmäßig, für einen bestimmten Zeitraum Zahlungen zu leisten, obwohl keine oder nur noch eine reduzierte Arbeitsleistung erbracht wird.
Für solche Verpflichtungen kann eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Betracht kommen. Nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist dabei nicht nur auf Beschäftigte abzustellen, die bereits vollständig freigestellt sind. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch für Arbeitnehmer eine Rückstellung erforderlich sein, mit denen bereits eine verbindliche Freistellungsvereinbarung geschlossen wurde.
Voraussetzungen einer Rückstellung
Eine steuerliche Rückstellung setzt insbesondere voraus, dass:
- eine rechtliche oder wirtschaftliche Verpflichtung besteht,
- die Verpflichtung wirtschaftlich vor dem Bilanzstichtag verursacht wurde,
- mit einer Inanspruchnahme ernsthaft zu rechnen ist,
- die Verpflichtung hinreichend konkretisiert werden kann.
Eine bloße Absicht, später Vorruhestandsvereinbarungen anzubieten, reicht regelmäßig nicht aus.
Beispiel: verbindliche Freistellungsvereinbarung
Ein Hotelunternehmen schließt am 1. Oktober 2026 mit einer langjährig beschäftigten Führungskraft eine unwiderrufliche Vereinbarung. Die Freistellung beginnt am 1. April 2027. Bis dahin wird weitergearbeitet.
Am Bilanzstichtag 31. Dezember 2026 besteht bereits eine verbindliche Verpflichtung. Die künftigen Zahlungen während der Freistellungsphase können daher grundsätzlich rückstellungsrelevant sein. Die Bewertung ist auf den jeweiligen Verpflichtungszeitraum zu verteilen und muss den konkreten Vertragsinhalt berücksichtigen.
💡 Tipp aus der Praxis:
Vorruhestands-, Altersteilzeit- und Freistellungsvereinbarungen sollten der Finanzbuchhaltung und dem steuerlichen Berater frühzeitig vorgelegt werden. Die Bilanzierung darf nicht erst mit Beginn der Freistellung geprüft werden.
4. Steuerliche Entlastungen für Familien
Auch Inhaber, Gesellschafter und Beschäftigte im Gastgewerbe profitieren 2026 von höheren familienbezogenen Leistungen und Freibeträgen.
Das Kindergeld beträgt seit 2026 monatlich 259 Euro je Kind. Der Kinderfreibetrag einschließlich des Freibetrags für Betreuung, Erziehung oder Ausbildung beläuft sich auf insgesamt 9.756 Euro je Kind und Jahr. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung prüft das Finanzamt automatisch, ob Kindergeld oder Freibeträge günstiger sind.
Kinderbetreuungskosten
80 Prozent der begünstigten Betreuungskosten können als Sonderausgaben berücksichtigt werden. Der Höchstbetrag liegt bei 4.800 Euro pro Kind. Voraussetzung ist grundsätzlich, dass die Zahlung unbar erfolgt und eine Rechnung oder ein vergleichbarer Nachweis vorliegt.
Begünstigt sind beispielsweise Kosten für:
- Kindertagesstätten,
- Kindergärten,
- Tagespflegepersonen,
- Kinderhorte,
- Betreuungspersonal im Haushalt.
Nicht begünstigt sind regelmäßig Aufwendungen für Verpflegung, Freizeitaktivitäten oder Unterricht.
Rechenbeispiel: Betreuungskosten
Eine Familie zahlt im Jahr 2026 insgesamt 5.400 Euro für die Betreuung eines Kindes.
- tatsächliche Kosten: 5.400 Euro
- davon 80 Prozent: 4.320 Euro
- abziehbarer Betrag: 4.320 Euro
Bei Kosten von 7.000 Euro wären 80 Prozent zwar 5.600 Euro. Wegen des Höchstbetrags könnten jedoch nur 4.800 Euro berücksichtigt werden.
Weitere Entlastungen
Für Alleinerziehende steht ein Entlastungsbetrag zur Verfügung. Für weitere Kinder erhöht sich dieser Betrag. Bei einem auswärtig untergebrachten volljährigen Kind in Berufsausbildung kann außerdem ein Ausbildungsfreibetrag in Betracht kommen.
⚖️ Wichtig zu wissen:
Kindergeld und Kinderfreibeträge werden nicht frei nebeneinander gewährt. Das Finanzamt führt automatisch eine sogenannte Günstigerprüfung durch.
5. Entschädigungen bei Erbbaurechten
Erbbaurechte spielen auch im Hotel- und Tourismusbereich eine Rolle. Auf den Nordseeinseln oder in touristisch stark nachgefragten Lagen werden Grundstücke häufig langfristig über Erbbaurechtsverträge genutzt.
Wird ein Erbbaurecht vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit zurückübertragen, kann eine Entschädigung gezahlt werden. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass eine solche Zahlung steuerpflichtig sein kann, wenn sie wirtschaftlich den Ersatz künftig entgehender Vermietungseinnahmen darstellt.
Entscheidend ist der wirtschaftliche Grund der Zahlung
Die steuerliche Einordnung richtet sich nicht allein nach der Bezeichnung im Vertrag. Zu prüfen ist, wofür die Entschädigung tatsächlich geleistet wird.
Sie kann beispielsweise entfallen auf:
- den Verlust künftiger Miet- oder Pachteinnahmen,
- die Aufgabe eines bestehenden Nutzungsrechts,
- vorhandene Gebäude oder Anlagen,
- Investitionen des Erbbauberechtigten,
- die vorzeitige Beendigung des Vertrags.
Daraus können unterschiedliche steuerliche Folgen entstehen.
Praxisbeispiel: Hotel auf Erbbaugrundstück
Eine Gesellschaft betreibt ein Hotel auf einem Erbbaugrundstück. Der Grundstückseigentümer möchte das Erbbaurecht zehn Jahre vor dem vereinbarten Vertragsende zurückerhalten. Die Gesellschaft erhält eine Zahlung von 500.000 Euro.
Der Betrag darf steuerlich nicht pauschal als nicht steuerbare Vermögensumschichtung behandelt werden. Ist die Zahlung überwiegend als Ersatz für künftig entgehende Einnahmen gedacht, kann sie den steuerpflichtigen Einkünften zuzurechnen sein.
💡 Tipp aus der Praxis:
Entschädigungsvereinbarungen sollten den wirtschaftlichen Zweck der einzelnen Zahlungen klar aufteilen. Eine nachvollziehbare Dokumentation kann spätere Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung vermeiden.
6. Vorsteuerabzug bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern
Hotels und Gastronomiebetriebe nutzen Gebäude, Fahrzeuge, Geräte oder IT-Systeme teilweise für unterschiedliche Zwecke. Neben der unternehmerischen Nutzung können private oder nichtwirtschaftliche Nutzungsanteile bestehen.
Für den Vorsteuerabzug muss zwischen drei Bereichen unterschieden werden:
- unternehmerische Tätigkeit mit Vorsteuerabzug,
- unternehmerische Tätigkeit ohne Vorsteuerabzug,
- nichtwirtschaftliche oder private Nutzung.
Das Bundesfinanzministerium hat seine Verwaltungsauffassung zur Änderung der Nutzung gemischt verwendeter Wirtschaftsgüter im April 2026 angepasst. Die Behandlung richtet sich danach, ob eine private Verwendung oder eine nichtwirtschaftliche Tätigkeit im engeren Sinne vorliegt.
Private Nutzung eines einheitlichen Gegenstands
Wird ein einheitlicher Gegenstand sowohl unternehmerisch als auch privat genutzt, kann unter bestimmten Voraussetzungen eine vollständige Zuordnung zum Unternehmen möglich sein. Die Vorsteuer kann dann grundsätzlich vollständig abgezogen werden. Die spätere private Nutzung ist gegebenenfalls als unentgeltliche Wertabgabe zu versteuern.
Nichtwirtschaftliche Nutzung
Bei einer Nutzung für nichtwirtschaftliche Tätigkeiten besteht dagegen nicht in jedem Fall ein freies Zuordnungswahlrecht. Die Vorsteuer ist entsprechend der tatsächlichen Verwendung aufzuteilen. Änderungen der Nutzung können zu Berichtigungen führen.
Beispiel: Gebäude mit Betreiberwohnung
Ein Hotelgebäude wird zu 90 Prozent für den Hotelbetrieb und zu 10 Prozent als private Wohnung der Inhaberfamilie genutzt. Aus einer Renovierungsrechnung entfallen 19.000 Euro Umsatzsteuer auf Arbeiten am gesamten Gebäude.
Bei einer sachgerechten Aufteilung könnten grundsätzlich 17.100 Euro dem unternehmerischen Bereich und 1.900 Euro dem privaten Bereich zugeordnet werden. Ob ein vollständiger Vorsteuerabzug mit anschließender Besteuerung der Privatnutzung möglich ist, hängt von der Art der Leistung, der Zuordnung und den gesetzlichen Voraussetzungen ab.
Beispiel: Nutzungsänderung
Ein zunächst vollständig betrieblich genutzter Raum wird später unentgeltlich einem Verein überlassen. Ändert sich dadurch die vorsteuerrechtliche Verwendung, kann eine Vorsteuerberichtigung oder eine andere umsatzsteuerliche Folge eintreten.
⚖️ Wichtig zu wissen:
Bei gemischt genutzten Gebäuden und größeren Investitionen muss die Zuordnungsentscheidung rechtzeitig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Nachträgliche Korrekturen sind häufig nur eingeschränkt möglich.
7. Höhere Steuerentlastung für Parteispenden
Die steuerlichen Höchstbeträge für Zuwendungen an politische Parteien wurden zum 1. Januar 2026 verdoppelt.
Die Steuerermäßigung beträgt 50 Prozent der begünstigten Ausgaben. Sie ist bei Einzelveranlagung auf 1.650 Euro und bei zusammen veranlagten Ehegatten auf 3.300 Euro begrenzt. Damit können bei einer Einzelveranlagung Zuwendungen bis 3.300 Euro und bei einer Zusammenveranlagung bis 6.600 Euro unmittelbar über die Steuerermäßigung begünstigt sein.
Rechenbeispiel: Einzelveranlagung
Eine steuerpflichtige Person spendet 2026 insgesamt 2.000 Euro an eine begünstigte politische Partei.
- Zuwendung: 2.000 Euro
- unmittelbare Steuerermäßigung: 50 Prozent
- Minderung der Einkommensteuer: 1.000 Euro
Rechenbeispiel: Zuwendung von 5.000 Euro
Bei einer Einzelveranlagung werden von 5.000 Euro zunächst 3.300 Euro nach § 34g EStG berücksichtigt.
- unmittelbare Steuerermäßigung: 1.650 Euro
- verbleibende Zuwendung: 1.700 Euro
Der übersteigende Betrag kann bei Zuwendungen an politische Parteien innerhalb der gesetzlichen Grenzen zusätzlich als Sonderausgabe berücksichtigt werden. Dabei handelt es sich nicht um eine unmittelbare Steuererstattung. Die tatsächliche Entlastung hängt vom persönlichen Steuersatz ab.
⚖️ Wichtig zu wissen:
Für den steuerlichen Abzug muss eine Zuwendungsbestätigung vorliegen. Bei kleineren Beträgen kann unter bestimmten Voraussetzungen ein vereinfachter Nachweis ausreichen.
8. Rückbauverpflichtungen in der Bilanz
Miet-, Pacht- und Nutzungsverträge enthalten häufig Verpflichtungen, Einbauten oder technische Anlagen bei Vertragsende zu entfernen. Im Hotel- und Gastgewerbe betrifft dies beispielsweise:
- Küchen- und Lüftungsanlagen,
- Kühlhäuser,
- Außenwerbung,
- Terrassenkonstruktionen,
- technische Leitungen,
- Veranstaltungs- und Wellnessbereiche.
Für den verpflichteten Nutzer kann eine Rückstellung erforderlich sein. Auf der anderen Vertragsseite stellt sich die Frage, ob ein korrespondierender Anspruch als Forderung aktiviert werden muss.
Der Bundesfinanzhof hat 2026 entschieden, dass eine Forderung nicht allein deshalb aktiviert werden muss, weil die andere Vertragspartei eine Rückstellung für eine Rückbauverpflichtung gebildet hat. Solange der Anspruch am Bilanzstichtag noch nicht entstanden ist, fehlt es grundsätzlich an einem aktivierungsfähigen Wirtschaftsgut.
Keine automatische Spiegelbildlichkeit
Die Bilanzierung muss für jede Vertragspartei eigenständig beurteilt werden.
Bei der verpflichteten Partei kann bereits eine wirtschaftlich verursachte Verpflichtung bestehen. Beim Anspruchsinhaber kann der Anspruch dagegen erst mit Vertragsende oder mit Eintritt weiterer Bedingungen entstehen.
Beispiel: Rückbau einer Restaurantküche
Der Pächter eines Restaurants verpflichtet sich, eine eingebaute Großküche beim Ende des Pachtvertrags zu entfernen. Der Vertrag läuft noch acht Jahre.
Der Pächter muss prüfen, ob und in welcher Höhe eine Rückstellung für den späteren Rückbau zu bilden ist. Der Verpächter darf jedoch nicht automatisch in gleicher Höhe eine Forderung aktivieren. Maßgeblich ist, ob dessen Anspruch am Bilanzstichtag bereits rechtlich oder wirtschaftlich entstanden ist.
💡 Tipp aus der Praxis:
Miet- und Pachtverträge sollten vor dem Bilanzstichtag gezielt auf Renovierungs-, Wiederherstellungs- und Rückbaupflichten geprüft werden. Besonders wichtig sind Nachträge und individuell vereinbarte Einbauten.
Fazit und Handlungsempfehlung
Das Steuerjahr 2026 bringt für Hotels und Gastronomiebetriebe nicht nur neue Beträge, sondern auch wichtige Entwicklungen in der Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung.
Besonderer Handlungsbedarf besteht bei der Kassenführung. Verfahrensdokumentation, Kassendaten und Belegausgabe müssen jederzeit prüfbar sein. Bei Investitionen und gemischt genutzten Wirtschaftsgütern sollte die umsatzsteuerliche Zuordnung bereits vor der Buchung geklärt werden. Vorruhestandsvereinbarungen, Erbbaurechte und Rückbaupflichten erfordern zudem eine genaue Analyse der Verträge und ihrer bilanziellen Folgen.
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