Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ ist ein zentraler Bestandteil der ordnungsmäßigen Buchführung und direkt mit den Vorschriften des Handelsgesetzbuch (HGB) und der Steuerrechtsprechung verknüpft. Er stellt sicher, dass jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentiert und geprüft werden kann. Für Unternehmen in Norddeutschland, insbesondere in Ostfriesland oder auf den Nordseeinseln, bedeutet das konkret: Rechnungen, Quittungen oder – sofern nötig – korrekt ausgestellte Eigenbelege gehören zur Basis jeder Buchung. Eine ordnungsgemäße Organisation, digitale Ablage und dauerhafte Aufbewahrung sind zwingend. Als erfahrene Steuerberater in Norden unterstützen wir Sie bei der Umsetzung dieser Anforderungen in Ihrer Kanzlei oder Ihrem Betrieb.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtsgrundlage und Bedeutung
- Was bedeutet „Keine Buchung ohne Beleg“?
- Belege in der Praxis – Fremdbelege, Eigenbelege & Besonderheiten
- Digitale Buchführung und Ablagepflichten
- Praxisbeispiel mit Rechenbeispiel
- Hinweise & Tipps für Unternehmen in Ostfriesland
- Fazit inkl. Handlungsempfehlung
1. Rechtsgrundlage und Bedeutung
Der Grundsatz, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen werden muss, ergibt sich aus den sogenannten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Insbesondere heißt es: „Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.“
Gemäß § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB muss der Kaufmann seine Bücher so führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln.
Das Belegprinzip (oder auch Belegpflicht) ist damit integraler Bestandteil der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
⚖️ Wichtig zu wissen: „Keine Buchung ohne Beleg“ bedeutet nicht nur, dass ein Beleg vorhanden sein muss – er muss auch sachlich und rechnerisch richtig sowie nachvollziehbar sein.
2. Was bedeutet „Keine Buchung ohne Beleg“?
Definition
Der Begriff „Beleg“ im Rechnungswesen beschreibt ein Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist – z. B. Rechnung, Quittung, Kontoauszug.
Das Belegprinzip besagt: Jede Buchung muss durch einen Beleg gestützt sein.
Konsequenzen
- Ohne Beleg darf keine Buchung erfolgen – andernfalls droht ein Verstoß gegen die GoB.
- Wird ein Beleg nicht mehr vorgelegt (z. B. verloren), muss zumindest ein Eigenbeleg erstellt werden.
- Belege dienen der Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit und Prüfbarkeit von Buchungen.
3. Belege in der Praxis – Fremdbelege, Eigenbelege & Besonderheiten
Fremdbelege
Das sind Belege, die von Dritten stammen – z. B. Lieferantenrechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge. Ihre Bedeutung: sie belegen direkt einen Geschäftsvorfall mit externem Bezug.
Eigenbelege
Wenn ein Fremdbeleg nicht vorliegt (z. B. Trinkgeld, Parkuhr-Bon verloren), kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Allerdings gelten hierfür strenge Anforderungen: Inhalt, Datum, Betrag, Anlass müssen nachvollziehbar sein.
💡 Tipp aus der Praxis: Legen Sie eine Vorlage für Eigenbelege an – so sparen Sie später Zeit und vermeiden Formfehler.
Besonderheiten bei digitalen Belegen
Auch digital erzeugte Belege (z. B. E-Rechnungen) erfüllen das Belegprinzip, wenn sie den Anforderungen genügen (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit).
Aufbewahrung & Vorhaltepflicht
Seit der Reform gilt nicht mehr zwingend die Vorlagepflicht des Belegs beim Finanzamt, sondern die Belegvorhaltepflicht: Der Unternehmer muss den Beleg aufbewahren – digital oder in Papierform.
Belege müssen über die gesetzliche Dauer aufbewahrt werden (z. B. acht bis zehn Jahre).
4. Digitale Buchführung und Ablagepflichten
Mit zunehmender Digitalisierung gewinnt das Thema „digitale Beleg- und Buchführung“ an Bedeutung. Folgende Aspekte sind wichtig:
- Systeme zur Buchführung müssen nachvollziehbar dokumentiert sein (z. B. in einer Verfahrensdokumentation).
- Belege müssen zeitgerecht, fortlaufend und ordnungsgemäß verarbeitet werden.
- Die Ablage (physisch oder elektronisch) muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit die Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann.
💡 Tipp aus der Praxis: In Ihrem Unternehmen empfiehlt es sich, ein digitales Ablagesystem bereits heute so einzurichten, dass sowohl Fremd- als auch Eigenbelege ohne Medienbruch erfasst werden können.
5. Praxisbeispiel mit Rechenbeispiel
Unternehmen „Nordsee Touristik“ in Ostfriesland kauft Werbematerial im Wert von € 1.200 und erhält keine Rechnung, sondern lediglich einen Lieferschein – der Rechnungsteil fehlt.
- Lösung: Das Unternehmen erstellt einen Eigenbeleg, auf dem vermerkt ist: Datum, Betrag, Lieferant, Leistung („Werbematerial inkl. Angaben“), Anlass, Unterschrift.
- Buchung: Werbematerial € 1.200 an Bank/Kasse € 1.200 – mit dem Eigenbeleg als Nachweis.
- Warum? Ohne Beleg keine Buchung – ohne Buchung kein Abzug bei der Steuer. ⚖️ Wichtig zu wissen: Der Eigenbeleg muss glaubhaft und dokumentiert sein, damit z. B. das Finanzamt den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennt.
6. Hinweise & Tipps für Unternehmen in Ostfriesland
- ⚖️ Wichtig zu wissen: Belege sind nicht nur „nice to have“, sondern gesetzlich zwingend im Sinne der Ordnungsmäßigkeit.
- 💡 Tipp: Arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater gemeinsam ein System zur digitalen Erfassung von Belegen – mit klaren Zuständigkeiten und Ablagerichtlinien.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre internen Prozesse (für Belegerstellung, Belegablage, Zugriff auf digitale Belege) dokumentiert sind – das erleichtert Prüfungen und Nachvollziehbarkeit.
- Schulung: Sensibilisieren Sie Mitarbeiter dafür, dass jeder Buchung ein Beleg folgt – und keine Luftbuchungen („Buchung ohne echten Vorgang“) entstehen.
7. Fazit inkl. Handlungsempfehlung
Als erfahrene Steuerberater in Norden können wir für Sie Folgendes festhalten:
Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ ist kein bloßer Formalismus, sondern ein fundamentales Element einer sachgerechten und rechtssicheren Buchführung. Er dient der Nachvollziehbarkeit, der Prüfung durch Finanzbehörden und letztlich dem Schutz Ihres Unternehmens vor Risiken. Wenn Sie Ihre Prozesse zur Belegerfassung, -ablage und -aufbewahrung sorgfältig gestalten – idealerweise digital unterstützt – schaffen Sie eine solide Basis für Ihre Buchführung und reduzieren Prüfungsrisiken.
👉 Handlungsempfehlung: Prüfen Sie Ihre bestehenden Abläufe, definieren Sie Zuständigkeiten für Belege (Eingang, Erfassung, Ablage) und implementieren Sie ein digitales System zur sicheren und revisionssicheren Speicherung. Anschließend nutzen Sie die Beratung durch uns, um offene Fragen zu klären und Ihr Unternehmen fit für heutige Anforderungen zu machen.
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