Eine offene Ladenkasse ist eine einfache Kasse ohne Elektronik – oft nur eine Geldlade oder eine Schublade.
Sie dürfen diese nur noch in wenigen Fällen nutzen – nämlich dann, wenn alle Kunden bar bezahlen und kein elektronisches Gerät zur Erfassung eingesetzt wird.
Wichtig:
Sobald Sie Kartenzahlung oder andere unbare Zahlungen annehmen, brauchen Sie ein elektronisches Kassensystem.
Ab 2025 gibt es neue Vorschriften für Unternehmen, die mit einer Kasse arbeiten – egal ob Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk oder Dienstleistung.
Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert Ärger bei einer Kontrolle, Nachzahlungen oder sogar Bußgelder.
In diesem Artikel erfahren Sie verständlich und kompakt, was jetzt wichtig ist und wie Sie Ihr Unternehmen sicher aufstellen.
1. Meldepflicht für elektronische Kassensysteme
Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen (z. B. Registrierkasse, PC-Kasse, Waage mit Kassenfunktion), müssen Sie dieses seit 1. Januar 2025 beim Finanzamt melden.
Das Finanzamt möchte wissen:
– Welches Kassensystem Sie nutzen (Hersteller, Modell, Seriennummer)
– Ob eine sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingebaut ist (schützt vor Manipulation)
– In welchem Geschäft das Gerät steht
– Wann es angeschafft oder außer Betrieb genommen wurde
Frist:
Sie haben einen Monat Zeit, um Ihr Kassensystem zu melden – nach Kauf, Austausch oder Außerbetriebnahme. Für Geräte, die Sie schon vor dem 1. Juli 2025 hatten, gilt: Meldung bis spätestens 31. Juli 2025.
So melden Sie Ihre Kasse:
– Über das Online-Portal ELSTER
– Direkt aus Ihrer Kassensoftware (wenn die Funktion vorhanden ist)
– Oder über eine von Ihrem Steuerberater erstellte Datei
Tipp: Notieren Sie sich jede Meldung und bewahren Sie eine Kopie auf. So haben Sie bei einer Kontrolle den Nachweis parat.
2. Offene Ladenkasse – bald nur noch selten erlaubt
Eine offene Ladenkasse ist eine einfache Kasse ohne Elektronik – oft nur eine Geldlade oder eine Schublade.
Sie dürfen diese nur noch in wenigen Fällen nutzen – nämlich dann, wenn alle Kunden bar bezahlen und kein elektronisches Gerät zur Erfassung eingesetzt wird.
Wichtig:
Sobald Sie Kartenzahlung oder andere unbare Zahlungen annehmen, brauchen Sie ein elektronisches Kassensystem.
3. Mehr Kontrollen – oft unangekündigt
Die Finanzverwaltung kontrolliert Kassen inzwischen deutlich häufiger. Das nennt sich Kassen-Nachschau.
Das Besondere: Die Kontrolle kann jederzeit und ohne Vorankündigung stattfinden – auch mitten im Tagesgeschäft.
Typischer Ablauf:
- Testkauf – Der Prüfer kauft etwas und schaut, ob ein korrekter Beleg ausgegeben wird.
- Offene Prüfung – Der Prüfer gibt sich zu erkennen und möchte Unterlagen und Kassendaten sehen.
- Folgen bei Fehlern – Mögliche Nachzahlung von Steuern, Bußgelder oder sogar Ermittlungsverfahren.
Tipp: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie im Prüfungsfall reagieren sollen, und legen Sie fest, wer Ansprechpartner ist.
4. Daten müssen echt und unveränderbar sein
Seit einigen Jahren müssen Kassendaten fälschungssicher gespeichert werden. Das soll verhindern, dass Umsätze nachträglich gelöscht oder verändert werden können.
Das betrifft nicht nur Kassenbelege, sondern auch:
– Elektronische Rechnungen
– Digitale Belege
– Geschäftsdokumente auf dem Computer
Tipp: Machen Sie regelmäßige Datensicherungen und speichern Sie diese an einem sicheren Ort. So sind Sie bei einer Prüfung auf der sicheren Seite.
5. Blick in die Zukunft – Registrierkassenpflicht ab 2027
Die Bundesregierung plant:
– Ab 2026: Belegpflicht soll wegfallen, in der Gastronomie gilt wieder dauerhaft 7 % Mehrwertsteuer für Speisen vor Ort.
– Ab 2027: Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 € Umsatz pro Jahr.
Für die meisten Betriebe heißt das: Jetzt schon an ein modernes Kassensystem denken.
Fazit: Handeln Sie lieber heute als morgen
Die Kassenführung wird strenger kontrolliert – und Fehler können teuer werden.
Wenn Sie Ihre Kassenprozesse jetzt prüfen und anpassen, sind Sie für die kommenden Jahre gut aufgestellt.
Checkliste für 2025:
– Kassensystem beim Finanzamt melden
– Belege und Daten sicher speichern
– Mitarbeiter auf Kontrollen vorbereiten
– Bei offener Ladenkasse prüfen, ob sie noch zulässig ist
– Umstieg auf Registrierkasse rechtzeitig planen
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