Gastronomie & Buchhaltung – Die Besonderheiten: Worauf Sie achten sollten
Die Buchhaltung in der Gastronomie bringt zahlreiche Besonderheiten mit sich. Neben klassischen Aufgaben wie der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben gibt es spezifische Herausforderungen, etwa die korrekte Erfassung von Trinkgeldern, die Buchung von Warenbeständen und die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften wie die GoBD und das Kassengesetz.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf Gastronomen besonders achten müssen, um finanzielle Nachteile und Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
1. Was ist Buchhaltung und welche Aufgaben umfasst sie?
Die Buchhaltung ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens. Sie dient der Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, darunter:
- Einnahmen & Umsätze – Erfassung aller täglichen Einnahmen
- Aufwendungen – Kosten für Miete, Wareneinkauf, Löhne etc.
- Verbindlichkeiten – Kredite, offene Rechnungen und Steuerverpflichtungen
- Abschreibungen – Berücksichtigung der Wertminderung von Betriebsvermögen
Unterschied zwischen Buchführung und Buchhaltung:
- Buchführung: Bezieht sich auf die tägliche Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
- Buchhaltung: Analysiert und strukturiert die erfassten Daten für Bilanzen und Steuererklärungen.
2. Buchführungspflicht in der Gastronomie: Wer muss sie erfüllen?
Nicht jeder Gastronomiebetrieb ist buchführungspflichtig. Die Pflicht zur doppelten Buchführung gilt für:
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) – Immer bilanzierungspflichtig
Einzelkaufleute & Personengesellschaften (OHG, KG) – Pflicht, wenn:
Umsatz > 600.000 € in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren
Jahresüberschuss > 60.000 €
| ✅ Kleinere Gastronomiebetriebe können stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen. |
3. Besondere Herausforderungen der Buchhaltung in der Gastronomie
3.1. Trinkgelder korrekt erfassen
Trinkgelder sind ein wichtiger Bestandteil der Gastronomie, doch ihre steuerliche Behandlung unterscheidet sich:
- Bargeld-Trinkgelder – Steuerfrei für das Personal, müssen jedoch dokumentiert werden.
- Trinkgelder per EC-/Kreditkarte – Steuerpflichtig, da sie als Betriebseinnahmen gelten.
- Zentrale Trinkgeldverteilung – Falls das Unternehmen Trinkgelder zentral verwaltet, müssen diese als Lohnbestandteil versteuert werden.
| ✅ Tipp: Nutzen Sie ein Trinkgeldbuch oder eine digitale Lösung, um die Nachweispflicht zu erfüllen! |
3.2. Warenbestände & Wareneinsatz genau dokumentieren
In der Gastronomie ist eine exakte Wareneinsatzkontrolle entscheidend, da verderbliche Waren schnell an Wert verlieren.
- Regelmäßige Inventuren – Wöchentliche oder monatliche Bestandsaufnahmen.
- Wareneinsatzquote berechnen – Optimalerweise 25 – 35 % des Umsatzes.
- Schankverluste dokumentieren – Unvermeidbarer Verlust bei offenen Getränken muss nachweisbar sein.
| ✅ Tipp: Fehlerhafte Buchungen des Wareneinsatzes können zu falschen Steuerzahlungen führen! |
3.3. Saisonale Schwankungen & Steuer-Vorauszahlungen optimieren
Viele Gastronomiebetriebe sind saisonal abhängig (z. B. Eisdielen, Biergärten). Eine kluge Steuer- und Liquiditätsplanung hilft:
- Steuervorauszahlungen anpassen – Beim Finanzamt eine Senkung in umsatzschwachen Monaten beantragen
- Flexible Personalkosten – Saisonkräfte oder Minijobber zur Kostensteuerung einsetzen
- Rücklagen bilden – Reserven für Nebensaison sichern
4. Kassenführung & steuerliche Pflichten in der Gastronomie
4.1. Das neue Kassengesetz (GoBD & TSE-Pflicht)
Seit 2020 gelten verschärfte Kassensystem-Vorschriften in Deutschland. Gastronomen müssen:
- TSE nutzen – Jede elektronische Kasse benötigt eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zur Manipulationssicherung.
- Meldepflicht erfüllen – Elektronische Kassensysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden.
- Bonpflicht beachten – Alle Kunden müssen einen Beleg erhalten.
| ✅ Fehlende Einhaltung kann zu hohen Strafen führen! |
4.2. Aufbewahrungspflichten & Dokumentation
Steuerrelevante Dokumente müssen zwischen 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden:
- Lieferscheine & Wareneingang – Alle Einkäufe müssen lückenlos nachweisbar sein.
- Sachentnahmen – Entnommene Lebensmittel für Eigenverzehr müssen dokumentiert werden.
- Korrekturen in der Buchhaltung – Änderungen sollten immer nachvollziehbar sein und nicht einfach gelöscht werden.
| ✅ Fehlende Dokumentation kann zu Schätzungen des Finanzamts führen – oft zu Ungunsten des Gastronomen! |
5. Digitale Buchhaltung & Outsourcing – Lohnt sich das?
Wer die Buchhaltung selbst erledigt, läuft Gefahr, Fehler zu machen. Alternativ können Gastronomen ihre Buchhaltung:
- Teilweise digitalisieren – Buchhaltungssoftware für Automatisierung nutzen
- Komplett auslagern – An eine Steuerkanzlei oder spezialisierte Dienstleister übergeben
| ✅ Tipp: Externe Lösungen kosten mehr, sparen aber Zeit und vermeiden Steuerfehler! |
Fazit: Buchhaltung in der Gastronomie professionell umsetzen
Die Buchhaltung in der Gastronomie ist komplex, aber mit den richtigen Strategien lassen sich Risiken vermeiden:
✔ Trinkgelder korrekt erfassen
✔ Warenbestände optimal verwalten
✔ Saisonale Schwankungen steuerlich berücksichtigen
✔ GoBD- & Kassengesetze einhalten
✔ Digitale Lösungen zur Effizienzsteigerung nutzen
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